Reparieren statt ersetzen – warum eigentlich nicht auch bei Software?

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen besitzt einen Lieferwagen. Er ist 10 Jahre alt, hat einige Beulen und abgenutzte Polster. Aber er fährt zuverlässig, ist längst bezahlt und erfüllt genau die Aufgaben, für die er angeschafft wurde.

Ein neues Modell böte modernere Technik und zusätzliche Funktionen. Aber braucht das Unternehmen diese wirklich? Vielleicht ist es wirtschaftlicher, den Wagen weiterhin zu warten, Verschleissteile zu ersetzen und ihn noch einige Jahre zu nutzen.

Warum sollte diese Überlegung bei Software grundsätzlich anders sein?

Die Europäische Union hat die Reparierbarkeit von Produkten zum rechtlichen Ziel erklärt. Die Richtlinie (EU) 2024/1799 vom 13. Juni 2024, das sogenannte Recht auf Reparatur, verpflichtet Hersteller bestimmter Waren, auch ausserhalb der gesetzlichen Gewährleistung Reparaturen anzubieten. Die Mitgliedstaaten mussten die Richtlinie bis zum 31. Juli 2026 umsetzen.¹

Die Verordnung (EU) 2024/1781 über das Ökodesign nachhaltiger Produkte nennt in Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben d bis f Nachrüstbarkeit, Reparierbarkeit sowie Wartung und Instandsetzung. Absatz 2 berücksichtigt sogar die vorzeitige Alterung von Produkten, etwa wenn Software nach einem Betriebssystem-Update nicht mehr funktioniert.²

Diese Vorschriften betreffen bestimmte physische Waren und begründen keine allgemeine Reparaturpflicht für Unternehmenssoftware. Doch der Gedanke lässt sich übertragen: Warum etwas ersetzen, solange es seinen Zweck erfüllt und wirtschaftlich weiterbetrieben werden kann?

In vielen Unternehmen laufen Anwendungen, die vor zwanzig oder dreissig Jahren entwickelt wurden. Seither kamen Erweiterungen und Schnittstellen hinzu. Oberfläche und Programmiersprache sind vielleicht nicht mehr modern. Dennoch verarbeitet die Anwendung Bestellungen, verwaltet Lagerbestände oder unterstützt die Produktion. Vor allem kennt sie die Besonderheiten des Unternehmens: Erfahrungen, Ausnahmen und Geschäftsregeln, die oft nirgends mehr vollständig dokumentiert sind. Ein Ersatz greift deshalb möglicherweise tief in die Geschäftsprozesse ein.

Bestehende Software hat sich im produktiven Betrieb bewährt. Mitarbeiter kennen die Abläufe, Datenbestände und Schnittstellen sind vorhanden, viele Fehler längst behoben.

Eine gezielte Erweiterung kann deutlich weniger Aufwand verursachen als eine Neuanschaffung. Vielleicht braucht es lediglich eine Auswertung, eine Schnittstelle, eine neue Preisberechnung oder die Automatisierung eines Arbeitsschritts.

Warum dafür gleich die gesamte Anwendung ersetzen?

Auch eine ältere Programmiersprache ist nicht automatisch ungeeignet. Entscheidend sind Wartbarkeit, verfügbare Entwicklungswerkzeuge und eine zuverlässig unterstützte Plattform.

Mit einer schrittweisen Modernisierung lassen sich Investitionen zudem über mehrere Jahre verteilen, statt ein grosses Ablösungsprojekt zu finanzieren.

Wo liegen die Grenzen?

Allerdings sollte man bestehende Software nicht um jeden Preis erhalten. Zahlreiche Erweiterungen können Programmstrukturen unübersichtlich machen; Abhängigkeiten sind unbekannt, Dokumentationen fehlen. Dann können selbst kleine Änderungen unerwartete Folgen haben – sogenannte technische Schulden.

Veraltete Komponenten, fehlende Sicherheitsupdates oder nicht mehr unterstützte Betriebssysteme können erhebliche Risiken darstellen. Wenn jede neue Anforderung aufwändige Eingriffe erfordert, kann die Weiterentwicklung langfristig teurer sein als der Ersatz.

Massgebend ist deshalb nicht das Alter, sondern die technische und wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit der Anwendung.

Häufig werden die Kosten einer Anpassung lediglich mit dem Anschaffungs- oder Lizenzpreis einer neuen Software verglichen. Das greift zu kurz.

Zu einer Neuanschaffung gehören Installation, Konfiguration, Datenübernahme, neue oder angepasste Schnittstellen und die Abbildung individueller Geschäftsprozesse. Hinzu kommen Schulungen, Tests, Projektmanagement, Beratung und möglicherweise ein Parallelbetrieb.

Ein rein hypothetisches Beispiel über fünf Jahre verdeutlicht dies:
Bestehende Software: einmalig CHF 40'000 für Überarbeitung und Erweiterungen, dazu jährlich CHF 12'000 für Wartung und Betrieb.
Gesamtkosten über fünf Jahre: CHF 100'000.

Neue Software: CHF 110'000 für Beschaffung und Einführung, CHF 55'000 für Migration und Anpassungen, CHF 15'000 für Schulung sowie jährlich CHF 18'000 für Wartung und Betrieb.
Gesamtkosten über fünf Jahre: CHF 270'000.

Diese Beträge sind keine Marktpreise; je nach Ausgangslage kann das Verhältnis anders aussehen. Hohe Wartungskosten oder grundlegende Erneuerungen können auch die bisherige Lösung verteuern.

Umso wichtiger ist eine Wirtschaftlichkeitsrechnung über mehrere Jahre, die vergleichbare Funktionen, Risiken und Gesamtkosten berücksichtigt. Und selbst wenn die neue Software mehr bietet: Welchen konkreten Nutzen hat das Unternehmen davon?

Eine Systemumstellung kann viele Monate dauern. Fachabteilungen müssen Anforderungen festlegen, Abläufe prüfen, Funktionen testen und Fehler dokumentieren. Dafür fehlen Mitarbeiter teilweise im Tagesgeschäft. Bei langen Projekten können sich die Anforderungen während der Einführung erneut verändern.

Gezielte Erweiterungen lassen sich oft schneller umsetzen, ohne die gesamte IT-Landschaft umzustellen. Auch sie müssen sauber entwickelt, getestet und dokumentiert werden. Der Aufwand einer vollständigen Migration sollte jedoch nicht unterschätzt werden.

Neue gesetzliche oder regulatorische Vorgaben können Funktionen verlangen, die mit der bisherigen Software nur noch unverhältnismässig aufwändig realisierbar sind, etwa beim Datenschutz, bei Sicherheitsanforderungen oder branchenspezifischen Meldepflichten.

Auch ein stark verändertes Geschäftsmodell, zusätzliche Standorte, die Internationalisierung oder ein massiv grösserer Funktionsumfang können die vorhandene Architektur überfordern.

Ein weiterer Grund ist fehlende technische Unterstützung: Wenn notwendige Komponenten nicht mehr verfügbar sind oder die Plattform nicht mehr sicher betrieben werden kann, muss gehandelt werden. Doch genügt vielleicht eine Modernisierung der Infrastruktur, statt die ganze Anwendung zu ersetzen? Besonders heikel ist schliesslich, wenn niemand die Software mehr versteht.

Eine funktionierende Anwendung kann zum Risiko werden, wenn der Entwickler pensioniert, der Administrator ausgeschieden und die Dokumentation lückenhaft ist. Oft hat über Jahre nur eine Person Änderungen vorgenommen.

Auf Fragen nach einzelnen Funktionen heisst es dann: «Da müssen Sie unseren Administrator fragen.» (Siehe gleichnamigen Blogbeitrag: Da müssen Sie unseren Administrator fragen)

Ohne dieses Wissen werden Änderungen riskant: Niemand kann die Auswirkungen zuverlässig beurteilen. Wissensverlust ist aber zunächst ein organisatorisches und nicht zwingend ein technisches Problem.

Quellcodeanalyse, die Dokumentation kritischer Abläufe und der Aufbau interner oder externer Fachkompetenz können die Weiterentwicklung wieder ermöglichen. Entscheidend ist, wie aufwändig sich das Wissen zurückgewinnen lässt.

Eine Neuanschaffung löst dieses Problem nicht automatisch. Auch bei einer Migration müssen die bisherigen Geschäftsregeln verstanden werden, sonst gehen wichtige Funktionen oder Ausnahmen verloren. Eine Bestandsaufnahme lohnt sich daher in beiden Fällen.

Vor jeder grösseren Investition in Unternehmenssoftware sind einige Fragen zu klären:
- Erfüllt die bestehende Anwendung die heutigen Anforderungen?
- Welche zusätzlichen Funktionen werden in den kommenden Jahren tatsächlich benötigt?
- Ist die technische Basis weiterhin zuverlässig und sicher betreibbar?
- Sind Quellcode, Dokumentation und entsprechendes Fachwissen verfügbar?

Und vor allem: Wie unterscheiden sich die Gesamtkosten und Risiken von Weiterentwicklung und Ersatz über einen realistischen Betrachtungszeitraum?

Neben den Kosten zählen die Auswirkungen auf Mitarbeiter, Kunden und Geschäftsprozesse. Oft ist ein Mittelweg sinnvoll: Bewährte Kernfunktionen bleiben erhalten, während einzelne Komponenten modernisiert oder ersetzt werden.

Zurück zum Lieferwagen: Solange er zuverlässig fährt, sicher ist und seine Aufgaben wirtschaftlich erfüllt, muss er nicht ersetzt werden. Dauerhaft hohe Modernisierungskosten können einen Neukauf allerdings rechtfertigen.

Bei Software gilt dasselbe. Die von der EU propagierte Reparierbarkeit regt zum Nachdenken an: Software ist kein Wegwerfartikel, sondern enthält Investitionen, Erfahrungen, Geschäftsprozesse und oft jahrzehntelanges Wissen. Neue Software kann Vorteile bringen. Doch Modernität allein ist kein wirtschaftlicher Nutzen.

Vor jedem grösseren Ablösungsprojekt sollte deshalb die Frage stehen:

«Was genau können wir mit unserer bestehenden Software nicht mehr erreichen – und ist ein vollständiger Ersatz wirklich der beste Weg dorthin?»